最終更新: 2025-12-25
物件が決まり、法人も作り、内装工事も終わった。 最後に待ち受けるのが、行政への「指定申請」という書類の山です。 書類の不備や準備不足で、オープンが遅れることも珍しくありません。 ここでは、指定申請を通すための「共通の型」と「落とし穴」を整理します。
※指定申請は自治体ごとの運用差が大きく、様式や必要書類も改定されます。一次情報（自治体サイトの「手引き」「様式集」「チェックリスト」「募集要項/要綱」）を起点に、担当課へ最新の運用を確認してください。
0. このページの前提（自治体別は別ページ）
このページで扱うのは、自治体差が出にくい「共通の考え方」と「実務のコツ」です。 一方で、以下は自治体別ページで扱うテーマです。
- 締め切り（日付）や提出方法（窓口/郵送/電子）
- 独自様式、独自チェックリスト、独自の追加提出物
- 事前協議の回数や予約ルール、担当課の分掌
1. 指定申請は「3つの束」で考える
申請が通るかどうかは、この3つが噛み合っているかで決まります。
1) 建物・設備（図面と現況）
- 図面（寸法入り）と、完成後の現況が一致している
- 各室の用途が明確で、基準に照らして説明できる
- 防火・避難・防炎など、他法令（建築/消防）側の前提が崩れていない
2) 人員・体制（置ける人が、実在する）
- 管理者、サービス管理責任者、世話人/生活支援員等が「資格・要件を満たす」
- 採用済み、または採用見込みが現実的（実務経験証明の確保を含む）
- 勤務体制（シフト）として破綻していない
3) 運営・契約・記録（紙の中身が運用できる）
- 運営規程、重要事項説明書、利用契約書の内容が矛盾しない
- 苦情対応、事故対応、個人情報、虐待防止、身体拘束適正化などの体制が「書面化」されている
- 記録（サービス提供、個別支援計画、会議、研修等）を残す運用が最初から設計されている
2. 申請のスケジュール感（逆算が命）
多くの自治体では、指定（事業開始日）は「毎月1日」が基本です。 ただし、提出締め切りと補正期間（差し戻し修正）は自治体で大きく変わります。
- 目安: 指定日の2〜3ヶ月前から事前協議 → 指定日の1〜2ヶ月前に本申請 → 補正 → 実地検査
重要なのは「工事完了」と「申請が受理される」の間にズレが出ることです。 現場は完成しているのに、書類の補正が終わらず指定が取れない、が一番つらいパターンです。
3. 申請の流れ（4ステップ）
ステップ1：事前協議（図面・体制の相談）
理想は「契約前」または「契約直後」に一度、論点を潰しておくことです。 この段階で見られるのは、図面だけではありません。
- 図面（用途、寸法、動線）の説明
- 想定する運営形態（支援の入り方、夜間体制など）の説明
- 体制（管理者/サビ管/世話人等）の目途
ステップ2：本申請（書類提出）
量の多い書類をまとめて提出します。 一度で受理されることはめったにないので、修正（補正）を前提にスケジュールを組むのが安全です。
ステップ3：実地検査（現地確認）
担当者が建物に来て、図面と運用の整合をチェックします。 見られやすいポイントは、このあたりです。
- 図面と現況の一致（数センチのズレでも説明を求められる）
- 生活できる状態か（備品の不足、未設置がないか）
- 防炎ラベル等の確認（カーテンなど）
- 掲示物・備付書類（重要事項の掲示、緊急連絡体制など）
ステップ4：指定書の交付
問題なければ指定書が交付され、指定日から事業開始となります。
4. 揃えるべき書類（代表例）
自治体で名称・様式は変わりますが、構造としては次のカテゴリに分かれます。
法人・事業所の基本情報
- 指定申請書、付表
- 法人登記事項、定款、役員名簿等
人員・体制
- 管理者、サービス管理責任者等の経歴書・資格証等
- 実務経験証明書（発行に時間がかかるので、ここがボトルネックになりやすい）
- 勤務体制（シフト表、配置の考え方）
建物・設備
- 平面図（寸法入り、用途明記）
- 設備関係の資料（自治体の指示に従う）
運営・契約・記録（落ちやすい）
- 運営規程（事業の目的、方針、主たる対象者、提供内容、利用料、通常の実施地域等）
- 重要事項説明書（利用前に交付・説明・同意を得る前提の文書）
- 利用契約書
- 個人情報の使用同意書
体制整備（監査でも見られる）
- 苦情対応の体制と手順
- 事故発生時の対応（連絡、記録、再発防止）
- 虐待防止の体制（責任者、委員会、研修等）
- 身体拘束等の適正化の体制
- 非常災害・感染症・業務継続等の対応（自治体の要件に合わせて整備）
5. 実地検査で詰まらないための準備
実地検査は「現場」と「書面」の整合チェックです。 当日までに、次を最低限そろえておくと詰まりにくいです。
- 図面一式（最新の完成形と一致したもの）
- 生活できる備品（ベッド/冷蔵庫等、運営形態に応じて）
- 防炎物品（カーテン等）の確認
- 掲示物（重要事項、虐待/苦情窓口等は自治体の指示に従う）
- 記録のひな形（サービス提供記録、会議記録、研修記録など）
6. 補正（差し戻し修正）を最短にするコツ
補正は、内容のミスより「整合の崩れ」で発生しがちです。
- 用語統一（事業所名、住所表記、代表者名、電話番号、サービス名称）
- 日付の整合（作成日、施行日、開始予定日が前後していないか）
- 運営規程・重要事項説明書・契約書の整合（料金、提供内容、苦情窓口など）
- 委任の整理（代表者以外が契約や説明を行う場合の権限の扱い）
- 副本（控え）の保存（提出物は必ず同一セットを残す）
実務経験証明書は、採用が決まったら早めに依頼して進捗を追ってください。 どうしても発行が難しい場合は、「何が代替として認められるか」を先に自治体へ相談してください。
7. よくある不備と対策（開設前に潰す）
- 実務経験証明書が集まらない → 採用と同時に依頼し、督促と代替の相談を早期に
- 図面と現況が違う → 工事中に変更が出たら、図面も必ず更新（ギリギリ設計は避ける）
- 重要事項説明書と運営規程が矛盾 → 料金/提供内容/体制/苦情窓口は必ず突合
- 契約・同意が運用されない設計 → 契約書/同意書/説明の手順を開設前に固定
- 記録の運用がない → ひな形を作り、誰がいつ書くかまで決めてから開始
- 備品が間に合わない → 実地検査日から逆算し、調達の納期を前倒し
まとめ：行政書士に頼るのも手
指定申請は自分で行うことも可能ですが、手間と時間がかかります。 また、自治体運用の差が大きい領域です。
- 時間をお金で買う: 専門の行政書士に依頼すると、書類作成や役所とのやり取りを代行できます（費用は地域・範囲で変動）。
- 自分でやるなら: 手引きを読み込み、補正を前提にスケジュールを厚く取る
どちらを選ぶにせよ、成功の鍵は「逆算」と「整合性」です。